Cobrança de aluguel: 6 dicas para cobrar sem perder a boa relação

Cobrança de aluguel: 8 dicas para cobrar sem perder a boa relação

Quando o imóvel é alugado, o contrato assinado apresenta inúmeros direitos e deveres para todos. Uma das principais obrigações do inquilino é efetuar o pagamento da locação no dia acordado. Quando isso não acontece, a imobiliária que administra o imóvel tem o direito de fazer a cobrança de aluguel.

No entanto, em nome do bom relacionamento com o cliente, essa abordagem deve ser extremamente cautelosa e bem planejada. Afinal, estamos falando de moradia — um direito fundamental. Praticar a cobrança humanizada é essencial!

A situação não é agradável, mas, felizmente, existem dicas que podem ajudar você a cobrar a dívida de forma gentil. Vamos lá?

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1. Faça uma lista com suas principais dificuldades

Não há como negar que a inadimplência é um desafio enorme para as imobiliárias. Sua grande incidência, certamente, interfere em vários setores do negócio, como no fluxo de caixa, na folha de pagamento, na quitação dos fornecedores, entre outros.

Diante disso, fazer um diagnóstico da situação e reestruturar as formas de cobrança são medidas extremamente necessárias. Para isso, é fundamental que sejam relacionadas as principais dificuldades que o negócio enfrenta para combater o problema e, dessa forma, ser mantida a sua saúde financeira.

Na verdade, os problemas podem estar na avaliação da capacidade financeira realizada durante a análise de crédito, nas opções de pagamento que são oferecidas ao cliente e nas opções de garantia da locação. Ou seja, escolhas erradas que não foram bem analisadas e que podem resultar em inadimplência.

Outros problemas, no entanto, podem contribuir para o fato, como cobranças mal organizadas, com deficiências no envio de boletos, entre outras condutas que demonstram negligência. Quando essas ações são feitas de forma estratégica e com a devida atenção, com certeza, surtem efeito.

Relacionar essas falhas e estudá-las para resolvê-las já é um grande começo para a solução ou, pelo menos, a diminuição dos casos de inadimplência.

2. Envie notificações de atraso

Sempre é válido manter o contato com o inquilino, enviando dicas e informações relevantes. Se isso já é realizado, vai ser muito mais fácil aproveitar o mesmo canal de comunicação, seja ele o WhatsApp, seja o e-mail, para avisar sobre o atraso no pagamento.

Tenha cuidado para que a mensagem não tenha um tom de ameaça: seja amigável e deixe claro que quer entender o que está acontecendo para resolver a situação da melhor forma possível. Além disso, faça a notificação em um canal de contato que o inquilino permitiu, para não ser invasivo.

Escolha bem as palavras

O tom e a linguagem usados para escrever a notificação de atraso fazem toda a diferença. Dívida, por exemplo, é uma palavra que pode assustar e deixar as pessoas apreensivas e envergonhadas — o que dificulta o diálogo. Prefira dizer “o pagamento do aluguel vencido no dia 5/05 ainda não caiu” ou “existe um valor em débito no nosso sistema referente ao aluguel”.

Termine a mensagem se colocando à disposição para entender o que está acontecendo e encontrar uma solução viável para todos. Afinal, entrar em um acordo amigável é muito mais interessante do que iniciar um processo judicial.

Faça ligações

Se as mensagens não surtirem efeito, o contato telefônico pode ser aproveitado para tentar uma conversa mais próxima com o cliente, pois muitas pessoas se sentem mais à vontade ao falar pelo telefone. Se for necessário, a ligação pode terminar com um convite para um encontro presencial — em que as pessoas costumam ser ainda mais sinceras.

3. Fique atento ao horário da cobrança

A chance de a conversa não ser amigável e de a cobrança ser considerada abusiva são bem maiores se a imobiliária não der atenção ao horário. Não é indicado entrar em contato durante os momentos de lazer ou descanso do consumidor. Para que sejam mais convenientes, as notificações de atraso devem ser enviadas em dias úteis, durante o horário comercial.

4. Tenha um histórico de pagamento dos clientes

Existem inúmeros motivos que podem fazer um inquilino atrasar o aluguel. Em muitos casos, a inadimplência é um caso isolado, e isso faz toda a diferença para desenvolver a estratégia de negociação.

Ao acessar o histórico de pagamento dos clientes, fica fácil identificar quem são aqueles que sempre deixam de cumprir o acordo e os que estão em atraso, mas sempre pagam suas dívidas. Um sistema de gestão é a maneira mais prática e segura de criar e gerenciar essas informações.

5. Cobre a multa prescrita no contrato

Como você sabe, o contrato de locação é um documento essencial para garantir a segurança de ambas as partes. Entre outras definições, ele garante o direito de pagamento de multa e juros, caso o valor do aluguel não seja pago em dia.

É comum que essa cláusula seja negociada — principalmente, se o atraso é de poucos dias ou se o cliente tem um bom histórico de pagamento. Entretanto, é importante não tornar os descontos um hábito, para que não gere prejuízos financeiros ao locador.

6. Humanize a cobrança

Uma cobrança de aluguel humanizada tem a ver, em primeiro lugar, com a boa experiência do cliente. A empresa deve, acima de tudo, buscar entender suas necessidades e dores. Isso quer dizer que o foco principal deve ser a sua satisfação — evitando que ele seja visto como apenas um número a ser recuperado.

A cobrança pode se usada como um contato pós-venda, tratando o assunto como algo que possa ser resolvido com um bom diálogo — sugerindo soluções para o problema. Humanizar o atendimento é garantir que a imagem da empresa esteja alinhada aos seus valores.

Uma boa dica para que esse objetivo seja alcançado é promover treinamentos para que, assim, os colaboradores exerçam a empatia no contato com o cliente.

7. Saiba quando entrar com ação de despejo

Caso as tentativas de entrar em acordo com o inquilino não sejam positivas, acione o setor jurídico da imobiliária para iniciar a cobrança judicial. Se, mesmo após a notificação judicial, o inquilino não efetuar o pagamento, será necessário solicitar a desocupação do imóvel.

Apesar de, segundo a Lei do Inquilinato, ação de despejo poder ser iniciada a partir do primeiro dia de atraso do pagamento do aluguel, essa não é uma prática correta no sentido ético. Por ser uma medida drástica, o despejo só deve acontecer quando forem cessadas todas as outras medidas possíveis para o recebimento da dívida.

 8. Previna a inadimplência

O primeiro passo para não ter problemas com o pagamento é fazer uma análise cadastral criteriosa. Apesar de não garantir, verificar o histórico de pagamento e dívidas pode evitar que muitos “inadimplentes de carteirinha” se tornem clientes da sua imobiliária. Além disso, veja o que mais pode ser feito para estimular o pagamento dos aluguéis em dia.

Otimize o sistema de cobrança

Alguns clientes podem argumentar que não realizaram o pagamento porque não receberam o boleto e se esqueceram de cobrar o envio. Uma boa maneira de evitar essa situação desagradável é aproveitar um sistema de gestão imobiliária para emitir e enviar os boletos automaticamente.

Monte uma régua de cobrança

Trata-se de uma estratégia muito utilizada, que garante um cronograma para o envio de cobranças, que podem ser via SMS, e-mail e WhatsApp. Nessa modalidade, as notificações vêm em primeiro lugar, em decorrência do baixo custo.

Para que você entenda, a régua de cobrança é uma ferramenta que organiza o processo de notificações e contato com o cliente. Ela segue um cronograma previamente estabelecido.

Empresas que adotam a régua tendem a reduzir os erros relacionados a cobranças indevidas, bem como esquecimentos e demora ao contactar o locatário — uma vez que tudo é previamente planejado. A ferramenta possibilita o envio antecipado dos boletos, como uma forma de lembrete, assim como o disparo automático da segunda via quando o atraso já ocorreu.

Descomplique o acesso à segunda via

Em algumas empresas, é um verdadeiro desafio conseguir a segunda via para efetuar o pagamento em atraso. Mas, como a vida anda cada vez mais corrida e ninguém quer perder tempo nas filas do banco, é importante descomplicar esse acesso ao documento.

Isso pode ser feito por meio da atualização do boleto em uma área do cliente no site da imobiliária ou de maneira automatizada — o inquilino pode receber um e-mail ou SMS com a segunda via para pagamento.

Verifique a melhor data para pagamento

Mudanças no dia do pagamento do salário do inquilino podem resultar em problemas no orçamento, que o impedem de conseguir efetuar o pagamento do aluguel em dia. Se o atraso é recorrente, vale a pena checar se o problema pode ser resolvido com a alteração oficial do prazo para o pagamento da locação.

O primeiro passo é sempre um diálogo amigável com o inquilino inadimplente. Tenha empatia e busque alternativas para que a situação seja resolvida de forma amistosa — o que faz bem para o relacionamento com o cliente e reduz os custos da operação. No entanto, se a cobrança de aluguel amigável não resolver, a justiça pode e deve ser acionada.

Deseja continuar aprendendo como aperfeiçoar a gestão da sua imobiliária? Então, continue conosco e veja o texto que preparamos sobre como negociar o aluguel!

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6 Comentários

  1. Bom dia Srs
    O Cliente desocupou mas o CNPJ continua no endereço , ele devria continuar pagando o aluguel ?

  2. Quem não tem nada pode aluar um imóvel e não pagar Aluguel. que pais é este ser um joão ninguém é lucro? quem ácina um contrato teria que assumir, porque neste caso o inquilino não é obrigado a pagar mesmo com contrato, jé o dono do AP. não pode tirar de imediato o inquilino por atraso de Aluguel. cade nossos politico que não muda pra cobrar ou obrigar a pagar. espero uma solução pra não ficar beneficiando os velhacos ok? abraço!

  3. Aluguei o meu imóvel mobiliado e com todos os acessórios. Pelo prazo de 6 (seis) meses, para um senhor dizendo que precisava porque estava fazendo tratamento médico e ia ser operado. (o que não ocorreu). Ele disse que não precisava fazer o Contrato. Ficou acordado pela palavra. Findando o prazo no início de Março fui conversar e ele disse que não ia sair. Como começou o período da Pandemia. Pensei quando o governo der como acabado vou conversar e pedir para entregar o imóvel. Qual foi a minha surpresa recebi um comunicado do Advogado dele. Ele impetrou uma Ação de Tutela requerendo e me acusando de inúmeras coisas, que cabe Ação Criminal, e ainda pedindo indenização por danos morais. Por favor me dê uma direção!!!

  4. Aluguel um imovel e não fiz contrato com a locataria confiando nela, sempre paguei o aluguel e todas as outras contas em dias. Só que faz dezoito meses que morro aqui e agora no momento de pandemia e eu estou desempregado a locataria me pediu para sair do imovel porque ela não confia mais em mim. Gostaria de saber o que fazer diante essa situação?

  5. Aluguel um imovel e não fiz contrato com a locataria confiando nela, sempre paguei o aluguel e todas as outras contas em dias. Só que faz dezoito meses que morro aqui e agora no momento de pandemia eu estou desempregado a locataria me pediu para sair do imovel porque ela não confia mais em mim. Gostaria de saber o que fazer diante dessa situação?

  6. Muito bom o material sobre gestão dos contratos locatícios

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