Fazendo gestão imobiliária

Como fazer uma gestão imobiliária eficaz?

Manter uma imobiliária funcionando corretamente não é uma tarefa fácil. Com as instabilidades do mercado atual e o aumento da concorrência, é preciso buscar um diferencial para se manter à frente e conquistar mais clientes. Investir em uma gestão imobiliária pode ser a saída para driblar as dificuldades.

Neste post, vamos mostrar para você como realizar um gerenciamento eficaz de seu negócio no ramo imobiliário pelos aspectos financeiro, patrimonial e de pessoas, além de conquistar e manter clientes. Continue conosco e confira!

O que é gestão imobiliária?

Com o aumento da concorrência, alguns fatores são responsáveis por definir se determinada empresa se destacará das demais ou não. Um dos principais itens é o planejamento — como ela organiza o seu funcionamento, o controle de despesas e receitas, e o atendimento ao cliente. Tendo isso em vista, a gestão imobiliária se trata de um conjunto de técnicas consagradas, ferramentas e boas práticas que, ao serem executadas, possibilitam que o seu negócio capte novos interessados e mantenha bons clientes.

Inclusive, ela se difere da administração imposta a outras áreas da economia, uma vez que o setor é muito mais sensível a pequenas mudanças ocorridas no cenário macroeconômico. Por isso, o objetivo é que, mesmo com os significativos impactos causados por eventos econômicos, a gestão imobiliária eficiente seja capaz de minimizar qualquer consequência por meio de processos de gestão bem estruturados.

Há uma série de benefícios para as empresas que buscam implementar uma administração eficiente para a obtenção de melhores resultados. Entre as principais vantagens, estão:

Aumento da cartela de produtos e serviços

Ao manter uma gestão eficiente, existe a possibilidade de identificar possíveis oportunidades de mercado que não estão sendo exploradas por sua empresa, como a locação de espaços de coworking, por exemplo. Essa identificação de novos nichos de mercado e possibilidades de negócio mantém sua imobiliária na vanguarda com relação aos seus concorrentes e funciona como um diferencial.

Melhora no atendimento final

A qualidade na prestação de serviços já não pode mais ser tratada como um item de diferenciação. Com a difusão do acesso à internet e popularização das redes sociais, essa característica se tornou uma obrigação.

Por esse motivo, cada vez mais, as empresas buscam novas formas de conquistar e manter a clientela. Assim, uma gestão imobiliária eficiente é capaz de identificar falhas no atendimento, melhorando essa rotina e oferecendo serviços personalizados aos seus clientes.

Redução significativa de custos

Reconhecer gargalos e falhas nos processos é outra vantagem na implantação de uma administração imobiliária eficaz. Por meio dela, é possível verificar quais são os pontos de gestão que devem ser melhorados. Isso reduz significativamente os custos operacionais de um negócio. Por exemplo, realizar agendamentos para visitas e imóveis com um processo de confirmação com o cliente minimiza deslocamentos em vão e poupa tempo do vendedor.

Aumento de lucratividade

Todos os outros benefícios descritos acima têm como consequência o aumento de lucratividade da empresa. Os recursos financeiros poupados por meio da redução de custos e outras ações podem ser reinvestidos no negócio. Isso gera o crescimento e desenvolvimento rápido da empresa, de forma simples e natural, facilitando o planejamento em longo prazo e a manutenção financeira do negócio.

Como fazer a gestão financeira do negócio?

Um dos fatores cruciais para o sucesso de uma administração imobiliária é a gestão financeira. É por intermédio dela que o gestor poderá visualizar todas as suas receitas e despesas e se preparar para qualquer contingência.

Realizar o gerenciamento das finanças é manter uma organização sistemática de todas as entradas e saídas em caixa na imobiliária. Esse processo é um desafio, uma vez que, no setor de imóveis, dificilmente haverá um mês igual ao outro em relação à realização de negócios de compra e locação. Ou seja, os valores de um determinado período podem variar muito, não sendo possível prever totalmente o volume de transações e a geração de receitas de um mês.

E ainda que a locação de imóveis seja a receita que mais se aproxima de algo fixo — já que a empresa recebe todo mês a quantia relativa ao negócio —, não podemos esquecer que existe o risco de o locatário deixar o imóvel a qualquer tempo. Já no campo das despesas, a maioria delas é fixa e precisa ser quitada regularmente, como água, luz, internet, salário dos funcionários e a comissão da equipe de vendas da empresa.

Por conta desse cenário, em que as despesas são fixas, mas as receitas não, é preciso investir em planejamentos em curto, médio e longo prazo, mantendo um controle rígido acerca das saídas e entradas. É necessário checar constantemente o fluxo de caixa, buscando por possíveis inconsistências. A seguir, listamos algumas dicas para que você possa organizar sua gestão financeira.

Meios de previsão de receitas

Como dito, as receitas no setor imobiliário não são constantes e, por isso, é importante que sua empresa busque por meios de prever receitas, para que se possa realizar um planejamento em médio e longo prazo das ações do negócio.

Contudo, devido às variações que o mercado econômico sofre constantemente, essa atividade é complexa. A saída é encontrar na experiência de bons corretores as melhores previsões acerca do setor imobiliário, para estar preparado para as flutuações, como aumento ou diminuição de receitas.

Previsão de inadimplência

A inadimplência é um problema que atinge todas as empresas e, no ramo imobiliário, não poderia ser diferente. Prever o número de maus pagadores e diminuir ao máximo essa taxa deve ser um objetivo constante na imobiliária. Para minimizar os impactos da inadimplência, podem ser tomadas algumas atitudes simples como:

  • emitir boletos de modo automático;
  • realizar cobranças via SMS;
  • disponibilizar uma maneira automatizada de permitir a emissão de 2ª via em caso de atraso;
  • oferecer desconto de juros no pagamento dos atrasados;
  • buscar renegociar valores;
  • abrir um canal de atendimento exclusivo para devedores e clientes com problemas de pagamento.

Criar um planejamento estratégico, contar com uma boa previsão de recitas e manter um capital de giro são outras formas de minimizar os impactos da inadimplência sobre os resultados da imobiliária.

Organização de processos em contas a pagar e receber

A eficiência da gestão financeira deve ser medida pelo acompanhamento mensal das contas a pagar e receber, visualizando os resultados obtidos por meio das ações de melhoria tomadas.

A automatização de processos facilita a criação de gráficos e relatórios que podem auxiliar o gestor a realizar uma gestão eficiente do negócio e observar qualquer alteração que mereça atenção. É justamente com essas informações que o administrador poderá tomar as melhores decisões com relação ao futuro da empresa.

Gestão patrimonial: como organizar os documentos?

Diferente de outras empresas onde a gestão imobiliária diz respeito aos seus imóveis próprios, aqui ela é ligada à carta de produtos disponíveis para venda e locação em seu negócio. A imobiliária deve conhecer a fundo todos os itens que estão sob sua responsabilidade, avaliando a necessidade de se realizar investimentos de melhoria e verificando seu potencial de valorização.

Entre outros detalhes a serem observados para uma gestão patrimonial eficiente estão o controle fiscal e tributário de todos os imóveis e demais aspectos jurídicos de cada um dos produtos. Por exemplo, a sucessão de propriedade por herdeiros.

Essa parte da administração de uma imobiliária demanda muita atenção por parte do gestor. Existem duas opções claras para o negócio: diversificar sua carta de produtos ou trabalhar de modo específico para uma determinada faixa de clientes. É preciso estudar qual das duas formas de trabalho se encaixa melhor em sua empresa. A seguir, vamos listar algumas dicas para melhorar a sua gestão patrimonial.

Contratos

Qualquer combinação que seja realizada por partes envolvidas em uma negociação imobiliária deverá ser descrita em um determinado contrato assinado e registrado em cartório. No trato diário com o cliente, pode ser que alguns acordos e negociações sejam realizados via telefone, reuniões ou até mesmo durante conversas mais informais, o que pode levar a desentendimentos futuros com relação ao cumprimento.

Por isso, é essencial que toda e qualquer negociação seja documentada, como meio de formalizar propostas e contratos, e evitar que, em um determinado momento, alguma das partes se negue a cumprir com o acertado anteriormente.

Análise de cadastros

Antes mesmo de buscar fechar um contrato, é necessário realizar uma análise cadastral e jurídica dos dados do cliente e do imóvel, visando a reduzir determinados riscos posteriores. Alguns desses problemas podem estar ligados à inadimplência, sucessão de herdeiros, disputas judiciais que envolvem a posse de um imóvel, impossibilidade de cumprir com suas responsabilidades por parte do cliente, entre outros.

Manter uma análise de cadastros atualizada e bem-feita, por meio de processos estruturados e padronizados é uma forma de proteger sua empresa contra qualquer tipo de fraude ou problema jurídico futuro.

Processos de locação e venda

Criar um padrão para a locação e venda de imóveis é fundamental para alcançar bons resultados na gestão patrimonial de sua carta de produtos. É preciso estar atento para a ação de sua equipe de vendas e exigir que os processos criados sejam seguidos. Isso garante a satisfação do cliente, que tem suas expectativas atendidas, e melhora o controle de todo o fluxo de venda ou locação por parte do administrador da imobiliária.

Todos os processos devem ser constantemente revisados para identificar falhas que podem prejudicar as transações ou oportunidades de melhoria, objetivando ainda entregar uma melhor experiência aos clientes.

O que fazer para ter uma gestão de pessoas eficiente na imobiliária?

Um dos fatores que garantem o bom funcionamento de uma imobiliária e o alcance de suas metas são os corretores e toda a equipe de colaboradores da empresa. Quando falamos em corretores, é comum que não exista vínculo empregatício entre o profissional e o seu negócio, o que modifica totalmente a dinâmica desse relacionamento.

Diante disso, uma das principais atitudes a serem tomadas na gestão de pessoas é definir as regras de rodízio por meio de regras claras, estabelecendo como os novos clientes serão encaminhados para os corretores, o que evita discussões ou preferências.

Outro assunto importante aqui é a determinação dos valores de comissão de vendas de imóveis e locação, períodos em que serão realizados o pagamento, formas de pagamento e outras questões referentes à remuneração dos corretores.

É preciso ter em mente que a imobiliária também necessita de outros trabalhadores para se manter em funcionamento, como financeiro, contábil, limpeza, entre outros. É necessário também dar a devida atenção e crédito a esses colaboradores. Seguimos com algumas dicas para melhorar a sua gestão de pessoas.

Contratação de profissionais qualificados

Tanto para a equipe de vendas quanto para os outros setores da empresa, é sempre interessante buscar por profissionais qualificados no mercado de trabalho. Geralmente, esses colaboradores demandam um maior investimento para a contratação.

No entanto, contar com profissionais com experiência no dia a dia de uma imobiliária e know-how sobre o ramo de venda de imóveis pode compensar o valor de contratação, diminuindo o tempo de adaptação e a necessidade de capacitação. Para identificar as melhores oportunidades para firmar uma parceria com um novo funcionário, é interessante buscar formas de melhorar o processo de seleção de colaboradores.

Capacitação da equipe

Um time de vendas deve estar a todo tempo atualizado quanto às novas técnicas de vendas, boas práticas e ferramentas que facilitem seu trabalho e funcionem para melhorar os resultados. Por isso, é importante investir em capacitação constante.

Muitas empresas erram nesse quesito, achando que a responsabilidade de buscar se atualizar é do funcionário, o que acaba frustrando o colaborador e impedindo o seu desenvolvimento. Para evitar que isso ocorra, pode-se criar cursos internos, por exemplo, desenvolvidos por colaboradores mais experientes como forma de repassar seus conhecimentos a respeito do mercado imobiliário para os novos funcionários.

Incentivo

Uma equipe desmotivada pode levar a sérios problemas em uma imobiliária, como a queda rápida nos negócios e, por consequência, das receitas da empresa. É preciso buscar maneiras criativas de incentivar seus colaboradores e manter a motivação interna.

Uma boa saída é criar metas baseadas em gamification, como uma forma de incentivar a competição saudável entre os membros do time e fazer com que todos os colaboradores se envolvam de forma mais efetiva para atingirem os objetivos da empresa.

Como conseguir clientes e mantê-los?

Bom, chegamos ao ponto principal de toda a gestão imobiliária e com certeza, fruto de muitas de suas dúvidas: a gestão de clientes. Como foco indispensável da imobiliária, é necessário manter uma atenção especial. A principal dificuldade que atinge a maioria dos gestores é a identificação de seu real público-alvo, quais os nichos de mercado podem ser atingidos pela imobiliária e como conquistar mais clientes interessados em seus produtos.

A gestão de clientes tem avançado muito nos últimos anos com a criação de uma série de metodologias e técnicas, além dos recursos tecnológicos que visam facilitar o trabalho do gestor. O foco aqui deve ser ofertar para o cliente uma experiência diferenciada, que demonstre para ele que a sua empresa se importa com a sua satisfação e busca entregar a solução adequada para as suas demandas.

O objetivo de uma gestão de clientes eficiente é melhorar o resultado da empresa por meio da análise profunda dos seus perfis, qualidade e velocidade de atendimentos, e ações de marketing direcionadas.

Entendimento do cliente

O primeiro passo para implantar um gerenciamento de clientes é entender quais são as reais demandas de seu público-alvo e, por isso, você deve identificar quem é o seu consumidor. Quais são as suas preferências, com o que ele se identifica e o que ele busca são algumas das questões que devem ser respondidas para se obter um maior conhecimento a respeito do seu público.

Marketing direcionado

Com uma análise aprofundada do público-alvo e suas demandas, a empresa pode investir em campanhas de marketing direcionadas, com o intuito de atingir diretamente uma determinada faixa. Digamos que, ao realizar os levantamentos sobre os seus clientes, foi identificado que a maioria deles é de jovens que buscam pelo primeiro imóvel.

Sabendo, por exemplo, que eles estão sempre conectados e utilizam as novas tecnologias, uma campanha realizada por meio de redes sociais tem muito mais chances de retorno do que em uma mídia tradicional, como jornais e revistas.

Portal imobiliário

Outro meio interessante de buscar conquistar novos clientes é por meio da publicação de suas ofertas em portais imobiliários, demonstrando todo o potencial de sua carta de imóveis. Esse tipo de investimento atinge os clientes que recém chegaram à sua cidade, ou ainda estão em deslocamento e não tiveram contato com sua imobiliária.

Sobretudo, são pessoas que procuram em portais por oportunidades de negócios de compra e locação. Por isso, manter sua carta online em uma dessas ferramentas pode ser uma ótima maneira de melhorar a captação de clientes.

Quais são as principais métricas para imobiliárias?

Um ponto crucial para a gestão e a melhoria dos processos internos de sua imobiliária é o estabelecimento de indicadores de performance, que serão utilizados para verificar o andamento das ações e os resultados dos processos.

Abaixo, listamos alguns dos principais itens que devem ser controlados em uma imobiliária, com o objetivo de identificar oportunidades de melhoria em seus processos.

Captação de imóveis

Sem contar com uma carta de imóveis, você não tem condições de atender às demandas de seus clientes, portanto, tão importante quanto vender é captar produtos para a venda. Você pode levantar os principais itens com relação à captação verificando:

  • captação para a venda: quantos imóveis foram captados para a venda no mês?
  • carteira de venda: qual a quantidade de imóveis disponíveis para a venda?
  • captação para a locação: quantos imóveis foram captados para a locação no mês?
  • carteira de locação: qual a quantidade de imóveis disponíveis para a locação?

Venda e locação

O principal negócio de uma imobiliária é negociar a venda e a locação de imóveis, então, nada mais natural do que controlar a performance dessa atividade por meio do estabelecimento de algumas métricas básicas. Entre elas:

  • atendimentos: qual foi o número de atendimentos realizados pela imobiliária? Esse indicador verifica a eficiência da atração das campanhas de marketing e os esforços de atração de clientes;
  • visitas: quantas visitas foram realizadas no mês? Essa é uma métrica de qualificação de leads. Ele demonstra o real interesse de um cliente por comprar ou alugar um imóvel;
  • propostas: quantas propostas foram recebidas em um mês? Esse indicador demostra a capacidade de fechamento de sua equipe de vendas e a necessidade ou não de capacitação;
  • negócios: qual o número de negócios realizados no mês? É a verificação do fluxo de transações realizadas, vendas e locações;
  • comissão: qual o valor de comissão gerado? Não basta ter um volume alto de negócios, é preciso contar com boas comissões para manter a operacionalização do negócio.

Financeiro

As métricas financeiras não são ligadas diretamente ao negócio da empresa, no entanto, a manutenção das operações da empresa é dependente de um bom controle e gerenciamento das finanças. Entre as principais métricas estão:

  • receitas: qual é a principal fonte de receita? Como aumentar o fluxo de caixa? Com um entendimento sobre isso é possível identificar qual é o nicho em que se pode crescer sem a necessidade de grandes investimentos;
  • despesas: qual a principal despesa? Quais áreas são responsáveis por consumir a maior parte dos recursos? Identificar esses pontos e trabalhar para reduzi-los é essencial para melhorar os resultados de uma imobiliária.

Administração

A administração de contratos de venda e locação também deve ser controlada por meio de métricas, evitando que a falta de gestão acabe por prejudicar os negócios de sua empresa. Entre os principais indicadores temos:

  • taxa de administração: qual a evolução da taxa de administração? Esse é um item essencial para as empresas que trabalham com locação, já que essa é a fonte de receita em negócios desse tipo;
  • contratos ativos: qual a quantidade de contratos ativos? Quanto maior a quantidade de contratos, maior a receita e os resultados. Esse indicador está ligado ao número de produtos em sua carta de imóveis;
  • rescisão: qual a ocorrência de rescisões? As quebras de contrato ocorrem normalmente em qualquer negócio. No entanto, sua equipe deve trabalhar para diminuir ao máximo esse número e evitar a queda de receitas.

Chegamos ao final de nosso guia sobre como fazer uma gestão imobiliária eficaz e esperamos que você possa ter compreendido a importância de um gerenciamento eficiente para garantir o crescimento de seu negócio.

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