Digitalização de documentos: simplifique a organização de sua imobiliária

Você pretende manter seu negócio ativo, torná-lo sustentável e uma referência na região, além de ter boa visibilidade comercial e aumentar as vendas da imobiliária. Em função desses objetivos, por meio de uma avaliação do mercado, foi possível perceber que a concorrência está cada vez mais informatizada e digital.

Então, para que a sua empresa não fique para trás, vamos falar sobre a digitalização de documentos? Continue a leitura deste post e descubra como a organização dos documentos de sua imobiliária pode ser aprimorada!

Entenda a importância da organização dos documentos

Documentos importantes de pessoas físicas e jurídicas precisam ser guardados. Mas não apenas isso: eles devem ser arquivados de modo seguro e organizado, para facilitar a localização e garantir a agilidade de utilização, conforme o que for solicitado.

Por meio dessa organização, é possível controlar e monitorar toda a documentação com qualidade e precisão. Conheça, a seguir, alguns fatores que aprimoram sua prestação de serviço a partir dessa sistematização.

Facilidade na localização

Sabe aquele momento em que você se depara com uma quantidade enorme de papéis em cima da sua mesa (e das mesas de sua equipe) e tem urgência de fazer uma consulta a um determinado documento? Todos começam a procurar em suas respectivas pilhas. 

Pois é. Além do estresse, demanda-se muito tempo até encontrar o papel, com risco de danificá-lo e demonstrar ineficiência caso seu cliente esteja aguardando na linha pela resposta, por exemplo. 

Nada melhor do que ter tudo bem organizado e devidamente arquivado para evitar esses transtornos e contratempos, concorda?

Organização dos processos

Além da facilidade de localização, a racionalização dos processos de manuseio e arquivamento é outro aspecto positivo da organização de documentos. Definir cada etapa (da geração até a guarda, passando pela procura, pela consulta e pelo arquivamento, entre outras) propicia uma padronização e um gerenciamento eficiente das informações.

Minimização da perda de prazos

Um terceiro fator é a possibilidade de você manter a satisfação de seus clientes minimizando as eventuais perdas de prazos. A empresa que investe na organização dos papéis que constituem a parte principal de sua atividade consegue solucionar situações com maior rapidez e de acordo com a exigência e precisão do consumidor.

Assim, ela escapa da dramática procura de um documento em uma das tantas montanhas de papel espalhadas pelos setores de trabalho. E, além disso, aumenta os níveis de produtividade.

Use a digitalização de documentos e organize a empresa

É inegável que os avanços tecnológicos estejam influenciando cada vez mais as rotinas e os processos operacionais do mundo empresarial. Tais evoluções têm oferecido novas e mais eficazes ferramentas. Em contrapartida, estão eliminando outras e racionalizando procedimentos.

Nessa tendência, a documentação em papel vem perdendo espaço para a digitalização de documentos processo que converte materiais físicos para o formato digital.

Essa conversão facilita de forma extraordinária a acessibilidade e a circulação de informações entre os colaboradores. Isso porque ela permite ver instantaneamente as imagens dos documentos.

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Para que você possa fazer essa mudança do papel para o digital com sucesso, uma decisão fundamental é implantar uma Gestão Eletrônica de Documentos (GED). Trata-se do armazenamento do papel em arquivo eletrônico, com o uso de um software que possibilita reunir e conservar o controle de documentos digitais.

Além dessa função específica, o sistema de Gestão Eletrônica de Documentos oferece uma diversidade de outros recursos. Confira, abaixo, alguns dos muitos benefícios que a GED traz para um negócio.

Gerenciamento e automatização de processos

A GED dá condições para que sua imobiliária possa realizar com excelência a projeção, a execução, o monitoramento e o aprimoramento contínuo em todos os processos do negócio. Há uma integração de aplicações, diminuindo o trabalho, agilizando a execução das tarefas e substituindo os processos manuais pelas aplicações de software.

Vantagem competitiva

A instalação e a utilização de um software de gestão eletrônica de documentos é uma boa estratégia para ficar à frente de outros empreendimentos do setor e estar em vantagem competitiva no mercado. Com ele, você agrega mais qualidade e resultados aos seus serviços e produtos.

Integração com outros sistemas

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é um programa de computador que pode ser ajustado a diversos sistemas e ferramentas de armazenamento de arquivos, sem qualquer inconveniente. Isso garante uma maior produção e um fluxo de trabalho sempre em aperfeiçoamento.

Facilidade de operação

Para utilizar o GED, o usuário não necessita de qualquer espécie de informação técnica em software para sua implantação. Além disso, há recursos funcionais que simplificam o andamento dos procedimentos relativos ao gerenciamento de documentos, sem a exigência de cursos de treinamento ou complexos manuais de operação.

Confidencialidade e privacidade

Outros benefícios importantes são a confidencialidade e a privacidade garantidas pelo sistema. Mesmo que ele seja responsável pelas funções de gerência, quem está sempre no controle operacional é você. Essa condição, inclusive, permite definir quem tem ou não permissão de acessar os arquivos, protegendo as informações sigilosas ou de caráter restrito.

Preservação dos documentos

Ainda que você possa conservar os originais impressos de seus documentos, eles ficam sujeitos à ação do tempo e aos riscos de incidentes ou acidentes devido ao manuseio e à fragilidade do papel.

No formato digital, esses inconvenientes são evitados. É possível o armazenamento de um grande número de arquivos, que ficará imune às variações naturais capazes de criar dificuldades para uma leitura posterior ou mesmo ocasionar a ilegibilidade dos documentos.

Sustentabilidade

Uma das tantas ações de sustentabilidade propiciadas pelo gerenciamento eletrônico de documentos é a economia do papel utilizado em impressões e cópias. Além disso, há uma redução dos custos financeiros e a contribuição com o meio ambiente.

Esse é mais um valor que, adicionado a seu negócio, amplia sua visibilidade institucional. As vantagens da digitalização de documentos e a adoção de um software de gestão eletrônica efetivarão significativas mudanças em todas as áreas de sua imobiliária.

O acervo será padronizado, eliminando problemas de identificação e localização, além de assegurar agilidade e riscos mínimos de descumprimento de prazos em um clima de trabalho agradável, organizado e produtivo. Esses são grandes diferenciais para seu sucesso empresarial e o comprometimento de sua equipe.

E você? Está preparado para investir na digitalização de documentos e fazer a diferença no mercado imobiliário? Deixe seu comentário!

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