Como organizar os documentos na imobiliária? Veja 5 dicas!

Como organizar os documentos na imobiliária? Veja 5 dicas!

Hoje, destaca-se entre os concorrentes a imobiliária que busca otimizar os serviços de seus colaboradores, uma vez que essa preocupação contribuirá para que os profissionais tenham uma visão mais estratégica, além de aumentar a produtividade de toda a equipe.

A burocratização, antes vista como necessária, pode travar muitos pontos positivos de um negócio — empresa com um foco maior no cliente, por exemplo —, correndo riscos de perder oportunidades. Nesse sentido, como organizar os documentos na imobiliária?

Pensando nessa questão, elaboramos este conteúdo, para que você tire as dúvidas sobre o assunto e possa realizar essa atividade de forma eficaz no negócio. Continue a leitura e saiba mais!

Qual a importância da organização de documentos na imobiliária?

As empresas como um todo, diariamente, contam com um volume grande de documentos para serem administrados. Em uma imobiliária, isso não é diferente. Afinal, são muitos os materiais de imóveis, clientes, inquilinos e proprietários, entre outros arquivos que são importantes para as negociações e para a gestão do dia a dia.

Especialmente para quem trabalha com locação, é preciso ficar atento a dicas de organização de documentos, como entender dados sobre o condomínio, sobre as contas e também sobre reparos — caso a sua empresa ofereça esse tipo de serviço aos proprietários. E, para que tudo isso seja encontrado, de forma simples, os profissionais de sua imobiliária precisarão seguir com o padrão preestabelecido, além de salvar as pastas, de modo que qualquer pessoa a encontre.

Nesse sentido, é preciso se preocupar, não apenas com o controle dessa documentação, como também com a segurança dos dados arquivados. Se houver algum extravio, isso pode fazer com que o seu negócio seja prejudicado, de forma significativa, bem como perca a credibilidade perante o cliente.

Além disso, deve-se destacar que a organização de documentos e a administração financeira caminham lado a lado. Por essa razão, é preciso levar em consideração os dados dos clientes e também aqueles que trazem insights sobre os ganhos do negócio, sobre os custos relativos a determinado período, entre outros pontos que contribuem para uma boa gestão de seu negócio.

Como organizar os documentos na imobiliária?

Agora que você já sabe sobre a importância de organizar os documentos na imobiliária, chegou o momento de entendermos como isso pode ser feito, de forma mais eficaz. Confira nossas dicas!

1. Digitalize os documentos

A transformação digital tem chegado em todos os nichos de atuação. No mercado imobiliário, não é diferente. Por essa razão, para evitar todo aquele acúmulo de documentação em um extenso espaço físico, o ideal é buscar pela digitalização. Entre as principais vantagens desse processo, destacamos:

  • contar com acesso facilitado dos profissionais, a qualquer momento, de onde quer que esteja;
  • ter a possibilidade de fazer edições online;
  • chances reduzidas de perder documentos, especialmente, se considerarmos erros humanos;
  • redução de custos;
  • contar com um controle maior para acessar às informações.

Aqueles materiais que não forem virtuais — documentação dos inquilinos e proprietários, por exemplo — deixe sempre separados, para que os colaboradores possam realizar essa atividade. Além disso, para evitar que haja qualquer tipo de perda, por falhas nas máquinas da imobiliária, o ideal é que essa armazenagem seja na nuvem. Dessa forma, é possível acessá-los de qualquer local, mesmo sem estar presente fisicamente no escritório.

2. Utilize etiquetas de identificação

Mesmo com a digitalização dos documentos, o ideal é que você tenha “etiquetas” de identificação. Afinal, o principal objetivo é otimizar o tempo de seus profissionais e contribuir para que eles tenham uma produtividade elevada, não é verdade?

Entre as opções de categorização, podemos ressaltar:

  • contratos do mês “x”;
  • documentos de inquilinos;
  • documentos de proprietários;
  • documentos relacionados às vendas de imóveis;
  • imposto de renda — ano “x”; entre outros.

3. Identifique oportunidades de melhoria

Ao analisar os seus arquivos físicos — antes da digitalização, por exemplo — , identifique quais são as oportunidades de melhoria, para que só sejam digitalizados aqueles arquivos que, de fato, tenham necessidade para o dia a dia de seu negócio. Observe, dentro das pastas, se não existem documentos inacabados ou, até mesmo, imagens que não serão utilizadas e jogue-os fora, uma vez que apenas ocuparão tempo para os colaboradores.

No computador, oriente os seus colaboradores a manterem a lixeira sempre limpa, de modo que isso não atrapalhe o dia a dia e nem as demandas. Além disso, o desktop deve ser organizado, contribuindo para que qualquer arquivo seja encontrado com facilidade, em um tempo ágil. Nele, mantenha apenas os programas utilizados na rotina e as pastas mais importantes!

4. Busque por ferramentas de gestão para o mercado imobiliário

Hoje, o mercado imobiliário conta com algumas facilidades. Entre elas, a possibilidade de se utilizar ferramentas de gestão e plataformas que contribuirão, significativamente, para a automação de processos de sua empresa. Além de manter os documentos organizados e digitalizados, contar com uma ferramenta como essa poderá proporcionar para a sua equipe:

  • uma visão completa sobre o histórico de contato de cada cliente;
  • maior facilidade de acesso às principais informações do negócio;
  • anúncio de imóveis, com maior precisão;
  • gerenciamento simples das visitas efetuadas em determinado período de tempo;
  • possibilidade de realizar o acompanhamento dos resultados da empresa, em tempo real;
  • gestão do funil de vendas;
  • economia para as campanhas de marketing.

5. Ofereça treinamentos para a sua equipe

Oferecer treinamentos para a equipe proporcionará ganhos, não apenas para organizar documentos na imobiliária, como também para aumentar a satisfação dos profissionais e, consequentemente, a retenção de seus principais talentos. Principalmente se você aplicar novas ferramentas em seu negócio, separe um dia, para que todos estejam “na mesma linha”.

Apresente as principais funcionalidades, como elas serão eficazes para os profissionais, como é a usabilidade e onde é possível avaliar as principais métricas. Dessa forma, as chances de você garantir que tenha os benefícios apresentados acima aumentam, consideravelmente.

Neste conteúdo, você pôde entender, de forma mais clara, dicas de como organizar os documentos na imobiliária. Conforme percebido, além de ser essencial para garantir a credibilidade perante os clientes, essa é uma estratégia que contribui para a otimização das atividades.

Consequentemente, gera uma maior produtividade de todo o time e, dessa forma, a empresa toda sai ganhando — o que contribui para resultados mais efetivos.

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